Panduan memakai SIAP

1. Memasang dan menyiapkan apotek

Pasang dan aktifkan

1. Unduh installer dari halaman unduhan, lalu jalankan.
2. Bila Windows menampilkan peringatan SmartScreen, pilih More info → Run anyway.
3. Masukkan serial dan kode aktivasi. Aktivasi hanya sekali dan tanpa internet.
4. Buat akun pemilik: isi nama pengguna, kata sandi, lalu ulangi kata sandi.

Simpan kode pemulihan pemilik yang muncul saat setup. Kode itu hanya bisa dipakai sekali untuk mengganti kata sandi.

Isi identitas dan pengaturan

Masuk sebagai pemilik, lalu buka Pengaturan. Tab yang perlu diisi lebih dulu:

• Umum: nama apotek, alamat, dan nomor telepon. Ketiganya dipakai pada struk dan daftar pesanan.
• Cetak: pilih printer thermal, lalu atur baris pembuka dan penutup struk.
• Inventaris: tentukan batas stok dianggap rendah agar peringatan di beranda sesuai kebutuhan apotek.
• Tampilan: tema dan ukuran huruf.

Klik Simpan Pengaturan setelah selesai.

Tambahkan akun staf

1. Buka Pengaturan → Akun.
2. Isi nama pengguna dan kata sandi staf, lalu klik Tambah Staf.
3. Staf dapat memakai kasir dan modul operasional, tetapi tidak dapat membuka Stok Opname, Perbandingan Harga, atau Pengaturan.

2. Master obat dan stok awal

Tambah obat satu per satu

1. Buka menu Obat, lalu klik Tambah Obat.
2. Isi nama obat. Nama generik, bentuk sediaan, dan barcode bersifat opsional.
3. Tentukan satuan beserta faktornya. Contoh: satuan strip dengan faktor 10 bila 1 strip berisi 10 tablet.
4. Simpan. Obat muncul di daftar dan siap dipakai di kasir.

Pencarian menerima nama obat, nama generik, dan barcode di Master Obat, Stok, maupun Kasir.

Impor stok awal dari Excel

1. Buka tab Obat, lalu klik Impor Stok Awal.
2. Klik Unduh Template untuk mengambil berkas template-impor-stok.xlsx.
3. Isi kolom wajib: Nama Obat, Satuan, Jumlah, Tanggal Kedaluwarsa, dan Harga Beli. Kolom barcode dan lainnya opsional.
4. Unggah kembali berkas itu. Baris yang gagal dilaporkan satu per satu.

Impor membuat obat baru bila namanya belum ada, lalu menambah batch dan mutasi stok. Data obat yang sudah ada tidak ditimpa.

3. Transaksi di kasir

1. Buka menu Kasir. Klik kolom pencarian atau tekan Ctrl + F.
2. Cari dengan nama, nama generik, atau barcode. Pilih baris obat dari hasil pencarian.
3. Isi jumlah dan pilih satuan bila obat punya lebih dari satu satuan, lalu klik Tambahkan.
4. Harga jual terisi dari transaksi terakhir obat itu dan boleh diubah per baris.
5. Klik Bayar. Pilih Uang Pas atau isi jumlah tunai; kembalian dihitung otomatis.
6. Konfirmasi pembayaran, lalu klik Cetak Struk pada pratinjau.

Penjualan ditolak bila jumlah melebihi sisa stok. Untuk mencetak ulang struk, buka riwayat transaksi dan pilih struk yang dimaksud.

4. Stok, batch, dan kedaluwarsa

Stok dihitung per batch. Setiap penerimaan menambah batch baru dengan tanggal kedaluwarsa sendiri, sehingga obat dengan kedaluwarsa berbeda tidak saling tercampur.

• Stok: daftar batch, sisa tiap batch, dan penanda batch yang mendekati kedaluwarsa.
• Kartu Stok: riwayat keluar-masuk satu obat, lengkap dengan jenis mutasinya: penjualan, penerimaan, retur, impor, atau penyesuaian opname.
• Perbandingan Harga: satu obat, harga dari setiap PBF yang pernah mengirimnya, diurutkan dari yang termurah. Tabelnya terbentuk dari faktur yang sudah diinput, jadi tidak ada yang perlu dicatat dua kali. Menu ini hanya untuk pemilik.

Peringatan stok rendah mengikuti ambang yang diatur di Pengaturan → Inventaris dan tampil di beranda.

Bandingkan harga antar PBF

Buka menu Perbandingan Harga, pilih obat, lalu tentukan rentang tanggal bila ingin membatasi ke pembelian tertentu. Tabelnya menampilkan setiap pembelian obat itu: PBF, nomor invoice, batch, jumlah, dan harga. Baris termurah ditandai, jadi tidak perlu membandingkan kolom dengan tangan.

Yang dibandingkan bukan harga kemasannya, melainkan harga per satuan dasar, misalnya per tablet. Ini penting ketika satu PBF mengirim box 100 tablet dan PBF lain mengirim strip 10: harga kemasannya berbeda bentuk, tetapi harga per tabletnya tetap setara. Pilihan per satuan dasar dan per kemasan hanya mengubah angka yang tampil; urutan dan penanda termurah tetap sama.

Menu ini khusus pemilik karena isinya harga modal pembelian. Staf tidak menerima angkanya, bahkan saat halaman ini dibuka.

5. Pesanan, faktur, dan hutang

Daftarkan PBF

Buka menu PBF, lalu tambahkan pemasok beserta kontak dan alamatnya. PBF dipakai saat membuat pesanan dan menerima faktur.

Buat pesanan

1. Buka Pesanan, lalu klik Buat Pesanan.
2. Pilih PBF, tambahkan obat beserta jumlah yang akan dipesan.
3. Simpan, lalu cetak daftar pesanan bila perlu dikirim ke pemasok.

Terima faktur

1. Buka Faktur, lalu klik Input Faktur.
2. Pilih PBF dan pesanan asal, isi nomor faktur serta tanggal jatuh tempo.
3. Isi batch dan tanggal kedaluwarsa untuk setiap barang yang diterima.
4. Simpan. Stok bertambah, batch baru terbentuk, dan hutang ke PBF tercatat otomatis.

Bayar hutang

Buka menu Hutang untuk melihat tagihan yang belum lunas. Buka detailnya, catat pembayaran, lalu simpan. Sisa tagihan berkurang sesuai jumlah yang dibayar.

6. Retur

Menu Retur dipakai untuk mengembalikan barang ke PBF maupun menerima retur dari pelanggan. Pilih transaksi atau faktur asal, tentukan jumlah yang diretur, isi alasan, lalu simpan. Stok dan nilai tagihan menyesuaikan secara otomatis.

Retur tidak menghapus riwayat transaksi asal. Keduanya tetap tercatat agar perhitungan stok bisa ditelusuri.

7. Stok opname

1. Masuk sebagai pemilik, lalu buka Stok Opname.
2. Klik Mulai Opname. Sistem membekukan angka stok saat sesi dimulai.
3. Isi jumlah fisik untuk setiap batch. Baris yang dikosongkan dianggap belum dihitung.
4. Pilih alasan bila ada selisih: salah input sebelumnya, rusak, hilang, kedaluwarsa, atau lainnya.
5. Klik Konfirmasi. Stok menyesuaikan selisih dan mutasi penyesuaian tercatat di Kartu Stok.

Hanya satu sesi opname dapat berjalan pada satu waktu. Sesi yang tidak jadi dihitung dapat dibatalkan, dan riwayatnya tetap tersimpan.

8. Cadangan, sandi, dan pembaruan

Cadangkan data

1. Buka Pengaturan → Cadangan, lalu sambungkan media lepas (flash disk atau hard disk eksternal).
2. Pilih media tujuan, lalu klik Salin Sekarang.
3. Untuk memulihkan, tutup aplikasi, ganti berkas %APPDATA%\id.apotek.stok\apotek.db dengan berkas cadangan, lalu buka aplikasi kembali.

Cadangan berisi seluruh data apotek. Simpan di tempat aman dan jangan dibagikan. Memulihkan cadangan di komputer lain berarti komputer itu memakai data tersebut, bukan ikut memakainya bersama: SiAP belum mendukung beberapa komputer berbagi satu data.

Lupa kata sandi pemilik

Di layar masuk, pilih Lupa kata sandi pemilik?, masukkan kode pemulihan dan kata sandi baru. Kode pemulihan hanya berlaku sekali.

Perbarui aplikasi

Buka Pengaturan → Pembaruan untuk melihat versi terpasang atau memeriksa versi baru. Aplikasi juga memeriksa kanal rilis secara diam-diam saat dibuka, dan hanya menawarkan instalasi bila versinya lebih baru. Data tidak tersentuh oleh pembaruan.

Pintasan papan tuts